Gdy już dokonamy wyboru organizatora, kolejnym etapem jest wybór właściwego programu i przebiegu imprezy firmowej. Niezwykle istotną rolę odgrywają tu wszystkie informacje cechujące kulturę wewnątrzorganizacyjną firmy, profil pracowników z wyszczególnieniem struktury płci, wieku i przynajmniej pobieżnego określenia sprawności fizycznej pracowników. Ważną zasadą przy planowaniu imprezy firmowej jest adekwatność programu do zakładanego celu imprezy oraz zapraszanych gości. Należy zawsze wiedzieć, iż nawet w wypadku wyjazdu nagrodowego pracownicy nie jadą na imprezę firmową z własnej woli. Są postawieni w sytuacji będącej swego rodzaju „wymuszoną przyjemnością” - w tym czasie mogliby równie dobrze zostać w domu lub wyjechać gdzieś z rodziną lub znajomymi. że znaczna część wyjazdów integracyjnych to krótkie, weekendowe imprezy firmowe, jest to czas prywatny pracowników. Dlatego tak istotne jest zaprojektowanie imprezy firmowej w taki sposób, aby w żadnym momencie nie przesadzić z ilością, jakością oraz formami atrakcji.